Guide pour les employeurs

Peu importe votre situation professionnelle, diriger des effectifs pendant une pandémie présente son lot de défis. Non seulement vous essayez de rester en santé et en sécurité, mais vous êtes préoccupé par le mieux-être de vos employés. Nous espérons que le présent guide vous fournira des conseils et ressources utiles pour continuer de vous adapter aux changements.

Sur cette page

Établissez des communications claires et ouvertes

Lorsque vous créez des plans pour votre milieu de travail, il est important de communiquer régulièrement avec vos employés. Tenez vos employés au courant des changements nouveaux et à venir, autant que possible. Quand ils sont au courant des changements à venir et des moyens qu’on prend pour intervenir, les employés sont mieux en mesure de s’adapter à ces changements. Même si vous n’avez pas la réponse à une question de vos employés, montrez-leur que vous comprenez et que vous leur reviendrez avec une réponse dans un délai donné.

Au fil de votre planification, vous devrez probablement discuter de différentes choses avec vos employés, comme la prévention de la COVID-19 au travail et le statut vaccinal. Créer un plan de communication décrivant la fréquence des communications avec les employés, ainsi que les sujets abordés et l’information fournie, peut être très utile. Communiquer clairement et souvent avec les employés peut contribuer à ce qu’ils se sentent plus soutenus, respectés et compris dans le milieu de travail. Des communications fréquentes peuvent aussi aider tout le monde à se sentir à jour et atténuer les préoccupations. Communiquez sur diverses plateformes (p. ex. réunions, petits groupes, assemblées virtuelles, webinaires, fiches d’information, cyberbulletins, autocollants et affiches) pour veiller à ce que les employés entendent ce que vous dites et le retiennent.

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Santé mentale et mieux-être en milieu de travail

Depuis le début de la pandémie, au printemps 2020, beaucoup de personnes ressentent un stress considérable, tant au travail qu’à la maison. Les employés ont probablement à jongler avec de multiples demandes à la maison, ce qui peut causer un stress supplémentaire, en plus du stress professionnel. Si vous remarquez qu’un employé n’est plus tout à fait lui-même, il peut s’agir d’un signe de problème de santé mentale ou de consommation de substances. Vérifiez avec lui et demandez-lui comment il va. Vous n’avez pas à résoudre ses problèmes – parfois les gens ont surtout besoin d’être entendus. Les employés peuvent vivre de nombreuses émotions au travail, et c’est normal. Il est important de reconnaître ces émotions et de soutenir les employés dans cette transition :

  • Veillez à ce que la santé et la sécurité soient priorisées – Pour aider les personnes à se sentir à l’aise et en sécurité dans leur milieu de travail, c’est à vous qu’il incombe, en tant qu’employeur, de prendre toutes les précautions nécessaires à la prévention de la transmission de la COVID-19 dans le milieu de travail. Pour plus de renseignements sur ce que vous pouvez faire pour assurer la santé et la sécurité de vos employés, rendez-vous à la section « Santé et sécurité physiques en milieu de travail » de la présente trousse. Informez vos employés des mesures que vous prenez pour assurer leur sécurité en tant qu’employeur.
  • Demandez à vos employés quels sont leurs besoins en cette période de crise – En faisant participer vos employés à l’évaluation de leurs besoins professionnels en cette période de crise, vous leur permettez d’avoir un certain contrôle sur la situation. Voici quelques questions qui peuvent alimenter cette discussion :
    • Comment vous sentez-vous par rapport au retour en milieu de travail? Quelles sont vos préoccupations? À quoi avez-vous hâte?
    • Qu’avez-vous trouvé le plus difficile dans votre travail pendant la pandémie?
    • Comment vous sentez-vous à l’idée d’interagir avec plus de personnes en milieu de travail?
    • De quoi avez-vous besoin pour être à l’aise ou prêt à travailler sur place?
    • De quels renseignements ou ressources supplémentaires avez-vous besoin pour favoriser votre mieux-être au travail?
    • Prévoyez des vérifications régulières auprès des employés pour voir comment ils vont et leur demander quel soutien vous pouvez leur offrir.
    • Reconnaissez le travail et les efforts que vos employés consacrent pour s’adapter à cette nouvelle situation et leur dévouement continu au travail.
    • Faites la promotion de façons positives de gérer le changement – Partagez des stratégies d’adaptation positives avec les employés afin de protéger leur santé mentale et de favoriser le mieux-être. Certains milieux de travail bénéficient de programmes officiels de soutien par les pairs, qui offrent aux employés des occasions de discuter de leurs difficultés avec des personnes qui pourraient avoir vécu une expérience semblable et d’apprendre de la façon dont elles les ont surmontées. Voici quelques exemples d’activités permettant de stimuler la participation des employés, de favoriser les stratégies d’adaptation positives et, peut-être, d’intégrer un peu de promotion de l’esprit d’équipe :
      • Pauses-café virtuelles hebdomadaires
      • Programmes de reconnaissance
      • Défis « Prendre soin de soi »
      • Pauses-yoga ou étirements
      • Dîners-conférences sur différents sujets liés à la santé
      • Défis d’activité physique
      • Offrez de la flexibilité et discutez de façons de soutenir les employés qui pourraient encore avoir à jongler avec plusieurs demandes.
      • Discutez de mesures d’adaptation possibles – Certains employés pourraient préférer continuer de travailler de la maison. Chaque milieu de travail ou employeur établit ses propres plans quant à l’endroit où ses employés travailleront. Si le plan est que les employés reviennent physiquement dans le milieu de travail et qu’un employé demande une mesure d’adaptation lui permettant de continuer à travailler de la maison, consultez un spécialiste des ressources humaines, si vous le pouvez. Il existe de nombreuses raisons de demander des mesures d’adaptation en milieu de travail. Consultez le site « Stratégies en milieu de travail sur la santé mentale » pour des stratégies et ressources relatives aux mesures d’adaptation.
      • Faites le suivi des heures supplémentaires de vos employés – Les heures supplémentaires peuvent mener à l’épuisement professionnel, qui résulte d’un stress chronique au travail qui n’a pas été géré avec succès. Si vos employés font régulièrement des heures supplémentaires, cherchez des moyens de réduire leur charge de travail ou envisagez l’embauche de ressources additionnelles.
      • Incitez vos employés à prendre leurs pauses et vacances – Nous avons tous et toutes besoin de temps pour nous détendre, réfléchir et nous renouveler, et c’est encore plus nécessaire en ces temps d’incertitude et d’inquiétude. Donnez l’exemple aux employés en vous assurant, en tant qu’employeur, de prendre vos pauses et vos vacances.
  • Veillez à ce que du soutien soit disponible, et à ce que vos employés sachent y accéder – Passez en revue vos politiques en matière de congés de maladie et les prestations connexes. Il est important pour les gens de rester chez eux quand ils sont malades et, en tant qu’employeur, vous pouvez recourir à la Prestation ontarienne pour la protection du revenu des travailleurs pour soutenir financièrement vos employés afin qu’ils puissent s’absenter pour un motif lié à la COVID-19, dont la vaccination. Passez en revue vos programmes d’aide aux employés et à la famille (PAEF) ainsi que votre couverture applicable aux services de santé mentale pour être sûr que vos employés obtiennent le soutien dont ils ont besoin. Partagez des ressources sur le soutien et les services communautaires de santé mentale et de lutte contre la consommation de substances.

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Santé et sécurité physiques en milieu de travail

Parlez de la vaccination au travail

Santé publique Ottawa recommande à tous les employeurs d’avoir une politique en matière de vaccination des employés, mais n’a pas de recommandations particulières quant à la vaccination obligatoire des employés, car les employeurs doivent évaluer leur propre contexte pour établir leur politique. Santé publique Ottawa a rassemblé des ressources et renseignements généraux pour les entreprises sur son site Web, y compris le document Un guide sur comment créer une politique de vaccination dans votre lieu de travail (pdf - 244 KB). Elle invite les entreprises à consulter et utiliser ces outils.

Santé publique Ottawa n’a pas le pouvoir de rendre la vaccination obligatoire dans les établissements d’enseignement postsecondaire et les entreprises et lors d’activités. Cependant, nous recommandons fortement à tous les résidents admissibles de se faire vacciner contre la COVID-19 afin d’être pleinement protégés contre le virus et d’assurer la sécurité de notre communauté. Santé publique Ottawa recommande fortement à toute organisation de se doter d’une politique en matière de vaccination ainsi que d’un plan de sécurité afin de tenir compte des changements en milieu de travail résultant de la pandémie. Vous trouverez plus loin dans le présent guide de plus amples renseignements sur l’élaboration d’un plan de sécurité.

Les employeurs jouent un rôle crucial dans le renforcement de la confiance de leurs employés à l’égard de la vaccination contre la COVID-19. Voici quelques avantages à discuter de la vaccination dans votre milieu de travail :

  • Réduction des absences pour cause de maladie
  • Productivité soutenue au travail
  • Préservation de la santé des employés grâce à la prévention de la COVID-19
  • Amélioration du moral des employés

Voici quelques mesures que vous pouvez prendre en tant qu’employeur pour renforcer la confiance à l’égard de la vaccination contre la COVID-19 :

  • Montrez l’exemple – Faites-vous vacciner si vous le pouvez et incitez vos employés à suivre votre exemple.
  • Communiquez de manière claire et concise pour partager des renseignements de base sur la vaccination et la pandémie. Abonnez-vous au Bulletin des opérations communautaires afin de recevoir régulièrement des mises à jour et ressources que vous pouvez utiliser dans vos propres communications!
  • Faites participer vos employés – Envisagez d’organiser des séances de questions afin d’obtenir de la rétroaction et de répondre à des questions de base. Consultez les questions fréquemment posées concernant la vaccination contre la COVID-19 et lisez cette affiche sur les vaccins (pdf -1 MB) pour vous aider à en discuter avec vos employés.
  • Proposez des congés ou échelonnez les quarts de travail pour permettre à vos employés de prendre rendez-vous et d’aller se faire vacciner – Les employeurs peuvent recourir à la Prestation ontarienne pour la protection du revenu des travailleurs en raison de la COVID-19 afin de donner à leurs employés des congés payés pour se faire vacciner.
  • Demandez une clinique mobile de vaccination – Les milieux de travail, les organisations communautaires, les lieux de culte et d’autres groupes peuvent maintenant demander à une équipe de vaccination mobile d’administrer la première et la deuxième doses d’un vaccin contre la COVID-19 sur place, dans leurs propres locaux.
    • Si vous êtes un organisme communautaire, un leader communautaire, un leader spirituel ou un employeur d’Ottawa et que vous avez un groupe de personnes qui pourraient bénéficier de la visite d’une équipe mobile de vaccination, veuillez communiquer avec nous de la façon suivante :

Consultez notre trousse sur la vaccination contre la COVID-19 à l’intention des employeurs afin d’en apprendre davantage sur ce que vous pouvez faire afin de promouvoir la vaccination.

Prévenez la transmission de la COVID-19 dans le milieu de travail

Préparez-vous à de futures éclosions de maladies infectieuses

Alors que nous cherchons à réduire la transmission de la COVID-19 dans notre communauté, il est important de souligner qu’il existe d’autres risques pour la santé dans les milieux de travail en raison de la présence d’autres virus ou maladies infectieuses. Toutes les organisations doivent prévoir d’éventuels incidents liés à la santé en milieu de travail et s’assurer d’être prêtes à intervenir.

Voici quelques exemples de points à considérer en vue de préparer votre milieu de travail et vos employés à une éclosion de maladie infectieuse, comme la COVID-19, ou à une résurgence du nombre de cas de COVID-19 :

  • Cernez les expositions possibles et les risques pour la santé, et prenez des mesures afin d’atténuer les risques cernés. Pour ce faire, vous pouvez élaborer un plan de sécurité au travail lié à la COVID-19.
  • Préparez-vous à une possible augmentation du nombre d’absences pour cause de maladie ou d’autres responsabilités liées à la situation d’urgence, comme les soins aux enfants et aînés.
  • Examinez les possibilités de faire preuve de souplesse dans le contexte des politiques et des pratiques; il peut notamment s’agir d’accords de télétravail, d’horaires flexibles, d’heures de début échelonnées, de même que de l’utilisation du courriel et de la téléconférence. Passez ces politiques en revue avec vos employés.
  • Établissez un plan de communication en cas d’urgence en déterminant les personnes-ressources clés et en créant une chaîne de communication afin d’assurer des communications continues avec les employés et partenaires d’affaires.
  • Conservez des copies papier des listes de personnes-ressources clés en cas de panne de courant ou d’une autre défaillance des infrastructures, en plus de les sauvegarder dans votre téléphone au travail.
  • Élaborez un plan d’urgence et de continuité des activités. Cernez les employés essentiels, fonctions opérationnelles et autres intrants cruciaux, comme les fournisseurs et sous-traitants nécessaires au maintien des activités opérationnelles. Étudiez les façons de poursuivre les activités opérationnelles essentielles en cas d’interruption.
  • Partagez votre plan d’intervention avec vos employés et communiquez-leur clairement les attentes.

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