Code de conduite

Énoncé

Le Conseil de santé estime que ses membres sont soumis à des règles d’éthique strictes dans tous les aspects de leur conduite et en tout temps, et qu’ils doivent s’efforcer d’exercer leurs fonctions de manière à préserver et à accroître la confiance du public.

Le Conseil représente le public et s’acquitte de ses obligations aux termes de la Loi sur la protection et la promotion de la santé et de toute autre loi en s’assurant du bien-être et de la santé des résidents d’Ottawa. Veillant à la transparence des activités et à la responsabilisation du bureau de santé, le Conseil détermine les services offerts par ce dernier et conçoit et évalue ses politiques et ses programmes.

Cadre légal

La conduite des membres est assujettie aux règlements municipaux et aux politiques du Conseil de santé, tels qu’ils sont adoptés et modifiés de temps à autre, ainsi qu’aux lois provinciales et fédérales suivantes :

Loi sur la protection et la promotion de la santé
Loi de 2001 sur les municipalités
Loi sur les conflits d’intérêts municipaux
Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée
Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé
Loi sur la santé et la sécurité au travail
Code des droits de la personne de l’Ontario
Code criminel du Canada

Champ d’application

Le Code de conduite s’applique à l’ensemble des membres du Conseil de santé d’Ottawa lorsqu’ils agissent dans le cadre de leurs attributions.

Définitions

« examinateur indépendant » : s’entend d’une personne dont les services sont retenus ponctuellement pour examiner et résoudre une plainte officielle et présenter au Conseil de santé ses conclusions et, selon le cas, les modalités du règlement ou les mesures correctives recommandées, conformément à la présente politique et au protocole de plaintes correspondant;

« enfant », « père ou mère » et « conjoint » : ces termes ont le sens qui leur est donné dans la Loi sur les conflits d’intérêts municipaux :

a) « enfant » : enfant d’une personne, y compris l’enfant né hors mariage, l’enfant adopté et celui qu’elle a manifesté l’intention bien arrêtée de traiter comme s’il s’agissait d’un enfant de sa famille;

b) « père ou mère » : personne qui a manifesté l’intention bien arrêtée de traiter un enfant comme s’il s’agissait d’un enfant de sa famille, que cette personne soit son parent biologique ou non;

c) « conjoint » : s’entend d’une personne avec laquelle la personne est mariée ou avec laquelle elle vit dans une union conjugale hors du mariage.

I. Intégrité

Les membres du Conseil de santé s’engagent à s’acquitter de leurs tâches avec intégrité, responsabilité et transparence.
Ils sont responsables de se conformer aux lois ainsi qu’aux règlements et aux politiques du Conseil qui s’appliquent à leur poste de membre nommé.
Ils reconnaissent que le public a le droit de s’attendre à ce que la municipalité se montre ouverte et soit transparente dans sa prise de décisions.
Ils doivent en tout temps servir et être perçus comme servant les intérêts des résidents et du bureau de santé de manière consciencieuse et diligente, et aborder la prise de décisions avec un esprit ouvert.
Ils doivent s’abstenir d’utiliser de façon inappropriée l’influence que leur confère leur position et éviter tout conflit d’intérêts apparent et réel.
Dans l’exercice de leurs fonctions officielles, ils ne doivent offrir à aucune personne physique ou morale un traitement de faveur qu’une personne raisonnablement bien informée pourrait juger comme étant accordée uniquement pour servir leurs intérêts personnels.

II. Confidentialité

Les membres peuvent obtenir des renseignements confidentiels de différentes sources, y compris des renseignements personnels ou médicaux sur des résidents ou d’autres informations confidentielles ou exclusives.

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (la « LAIMPVP »), à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (la « LPRPS ») ainsi qu’aux règlements et aux politiques du Conseil, les membres :

ne divulguent aucun renseignement confidentiel obtenu en leur qualité de membre du Conseil, que ce soit verbalement ou par écrit, sauf si la loi l’exige ou s’ils y sont autorisés par le Conseil;
gardent confidentielles la question et la teneur des délibérations qui ont eu lieu à huis clos, le cas échéant (alinéa 40(1)d) du Règlement de procédure);
n’utilisent aucun renseignement obtenu en leur qualité de membre et inaccessible au grand public pour servir ou chercher à servir leurs intérêts privés ou ceux d’une autre personne.

III. Conduite lors des réunions du Conseil

Les membres du Conseil de santé doivent se conduire avec décorum lors de toutes les réunions du Conseil, conformément aux dispositions du Règlement de procédure. Ils doivent :

utiliser un langage approprié;
obéir aux Règles de procédure et aux décisions du président ou du Conseil en matière d’ordre ou de pratique, ou suivant l’interprétation des Règles de procédure;
reconnaître que les décisions individuelles et les instructions au personnel relèvent du Conseil dans son ensemble;
respecter le fait qu’aucun pouvoir n’est accordé aux individus dans leurs interactions avec le personnel, le public ou les médias, sauf autorisation explicite du Conseil;
se garder de s’adresser au public au nom du Conseil, sauf pour communiquer des décisions rendues par celui-ci.

IV. Discrimination et harcèlement

Tous les membres du Conseil ont l’obligation de traiter leurs collègues, le personnel et le public avec respect, sans violence ni intimidation. Ils doivent aussi veiller à un milieu de travail exempt de discrimination et de harcèlement. Le Code des droits de la personne de l’Ontario et la Loi sur la santé et la sécurité au travail s’appliquent, ainsi que la Politique sur le harcèlement en milieu de travail de la Ville d’Ottawa s’il y a lieu.

V. Abus de pouvoir

Les membres du Conseil doivent s’acquitter de leurs fonctions avec intégrité, responsabilité et transparence. Ils ne peuvent utiliser leur position pour influencer la décision d’une autre personne à leur propre avantage, ou à celui de leurs parents, enfants, conjoint, employés, amis, associés ou entreprise.

VI. Conduite à l’égard du personnel

Les membres du Conseil doivent respecter le rôle du personnel consistant à donner des conseils objectifs fondés sur la neutralité politique, sans influence indue d’un membre ou d’un groupe de membres du Conseil.

VII. Utilisation des biens et des ressources

Dans le cadre de leurs fonctions, il arrive que les membres du Conseil aient accès à des ressources, comme des biens, de l’équipement, des services, du personnel et des fournitures. Il leur est interdit d’utiliser ou de permettre l’utilisation de ces ressources pour des activités autres que celles se rapportant à leur mandat au Conseil de santé.

VIII. Cadeaux, avantages et invitations

Les membres du Conseil ne doivent pas accepter de cadeau qui, aux yeux d’un membre raisonnable du public, s’apparenterait à un remerciement pour avoir exercé une influence ou à une incitation en ce sens, ou irait au-delà des fonctions publiques nécessaires et appropriées en question. On considère qu’un cadeau, un avantage ou une invitation offert à la connaissance du membre à sa conjointe, son conjoint, son enfant, son père ou sa mère en lien direct ou indirect avec les fonctions du membre est un cadeau offert au membre.

Voici les exceptions reconnues :

a) une rémunération autorisée par la loi;

b) un cadeau, un avantage, un billet pour un événement ou une invitation qui va généralement de pair avec les responsabilités du membre et qui est reçu dans le cadre d’une obligation protocolaire ou sociale;

c) une contribution politique déclarée en vertu de la loi, dans le cas des membres en élection;

d) des services fournis sans rémunération par des bénévoles;

e) un cadeau-souvenir convenable remis à titre honorifique;

f) de la nourriture, de l’hébergement, du transport et du divertissement fournis par l’organisateur d’un congrès, d’un séminaire ou d’un événement où le membre prononce une allocution ou auquel il participe à titre officiel;

g) de la nourriture et des boissons consommés pendant un banquet, une réception ou un événement similaire, si la présence du membre sert un objectif professionnel légitime;

h) des communications en lien avec le rôle de membre, par exemple une adhésion à un quotidien ou une revue;

i) un cadeau de valeur symbolique (p. ex., casquette de baseball, chandail, clé USB, livre).

IX. Activités liées aux élections

En application de la Loi de 1996 sur les élections municipales, les fonds publics ne doivent pas être utilisés à des fins électorales, notamment pour la promotion de la candidature d’une personne à une charge élective ou l’opposition à celle-ci.

a) Il est strictement interdit de se servir des ressources du conseil, autant les biens immobiliers que les heures du personnel, pour des activités liées à des élections. Cette interdiction s’applique aussi bien à la promotion de la candidature d’une personne à une charge élective qu’à l’opposition à cette candidature. Les activités relatives aux élections s’appliquent aux campagnes menées dans le cadre des élections municipales, provinciales et fédérales.

b) Nul membre citoyen ne doit participer à des campagnes politiques (municipales, provinciales ou fédérales) au nom du Conseil de santé ou à titre de membre de ce Conseil de santé.

X. Respect du Code

Les membres du Conseil de santé doivent adhérer au Code de conduite.

L’annexe A décrit le processus et les procédures de traitement des plaintes. Les plaintes officielles peuvent être soumises par écrit à l’adresse conseildesanteottawa@ottawa.ca. Elles doivent respecter les exigences énoncées dans la partie 2 de l’annexe A.

Lorsqu’il reçoit le rapport d’un examinateur indépendant qui considère qu’il y a eu violation du Code de conduite, le Conseil de santé peut décider d’appliquer une ou plusieurs des sanctions suivantes :

Adresser une réprimande;
Exiger des excuses de vive voix ou par écrit au Conseil, au plaignant ou aux deux;
Exiger le remboursement des sommes reçues inadéquatement par le membre ou par une autre personne à la demande du membre;
Exiger la restitution du cadeau ou de l’avantage, ou le remboursement de sa valeur;
1. Procéder à la destitution au titre de président ou de vice-président, le cas échéant;
2. Recommander au Conseil municipal de révoquer la nomination du membre au Conseil de santé.

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Annexe A- Protocole de plaintes

Partie 1 – Procédure de plainte non officielle

Plaintes non officielles

1. Quiconque constate qu’un membre a un comportement ou prend part à une activité qui semble aller à l’encontre du Code de conduite du Conseil de santé (le « Code de conduite ») peut poser les actions suivantes :

a) Aviser le membre que son comportement ou son activité semble contrevenir au Code de conduite;

b) Inviter le membre à reconnaître son manquement et à cesser le comportement ou l’activité en cause et éviter de s’y livrer à nouveau;

c) Consigner l’incident en indiquant la ou les dates, heures, lieux et autres personnes présentes et toute autre information pertinente;

d) Demander au président, avec le concours du médecin chef en santé publique s’il y a lieu, de discuter informellement de la plainte avec le membre afin de résoudre le problème. Si le comportement ou l’activité concerne le président, le vice-président pourra participer à la résolution, avec le concours du médecin chef en santé publique s’il y a lieu (la demande peut être adressée par courriel à l’adresse conseildesanteottawa@ottawa.ca);

e) Faire part au membre de sa satisfaction ou de son insatisfaction quant à la réponse de ce dernier, le cas échéant;

f) Envisager de poursuivre les démarches conformément à la procédure de plainte officielle décrite à la partie 2 ou à tout autre processus ou procédure judiciaire ou quasi judiciaire de traitement des plaintes.

2. Tous sont encouragés à faire appel à cette procédure régissant les plaintes non officielles comme premier moyen de corriger un comportement ou une activité qui, à leur avis, contrevient au Code de conduite. Avec l’accord du plaignant et du membre, le président du Conseil peut prendre part à tout processus non officiel aux termes de l’alinéa 1 d) ci-dessus. Si le comportement ou l’activité concerne le président, le vice-président peut également y participer.

Si les parties concernées sont encouragées à participer au processus de médiation et conciliation décrit à l’alinéa 1 d), cette voie non officielle n’est pas obligatoire pour prendre part à la procédure de plainte officielle décrite à la partie 2.

Partie 2 – Procédure de plainte officielle

Plaintes officielles

3. Toute personne qui constate qu’un membre a un comportement ou prend part à une activité qui semble aller à l’encontre du Code de conduite du Conseil de santé d’Ottawa peut déposer une plainte selon les modalités suivantes :

a) Toute plainte doit être formulée par écrit et datée et signée par une personne pouvant être identifiée;

b) La plainte doit exposer des motifs raisonnables et vraisemblables de croire que le membre a contrevenu au Code de conduite. Un affidavit faisant état des preuves étayant ces allégations doit également accompagner la plainte;

c) Si le plaignant est un membre du Conseil et que l’examinateur indépendant détermine que la plainte n’a pas été faite de bonne foi, son identité ne sera pas protégée.

d) Le Conseil de santé peut lui aussi, par motion publique, déposer une plainte ou demander une enquête sur l’un ou l’autre des membres.

Dépôt de la plainte et classification

4. La plainte doit être déposée auprès du secrétariat du Conseil (à l’adresse conseildesanteottawa@ottawa.ca), qui transmettra le dossier à un examinateur indépendant afin que celui-ci procède à la classification initiale pour déterminer si, à première vue, la plainte concerne le non-respect du Code de conduite et ne relève pas d’autres lois ou politiques selon les modalités de l’article 5.

Si la plainte n’est pas accompagnée d’un affidavit, le secrétariat du Conseil peut reporter la classification jusqu’à ce qu’un affidavit soit déposé.

Plaintes hors compétence

5. Si la plainte et l’affidavit ne concernent pas, à première vue, le respect du Code de conduite du Conseil de santé ou qu’elle est régie par une autre loi ou procédure de plainte, l’examinateur indépendant en informe le plaignant par écrit comme suit :

Activités criminelles

a) Si la plainte constitue à première vue une allégation à caractère criminel aux termes du Code criminel du Canada, le plaignant doit savoir que s’il souhaite donner suite à cette allégation, il doit s’adresser aux services de police compétents.

Autre politique applicable

b) Si la plainte semble relever d’une autre politique, il faut inviter le plaignant à poursuivre ses démarches selon les modalités de cette politique.

Défaut de compétence

c) Si, pour toute autre raison, la plainte ne relève pas du Conseil de santé, il faut en aviser le plaignant et lui indiquer les motifs supplémentaires et recommandations que l’examinateur indépendant juge approprié de lui transmettre.

Question en instance

d) Si la plainte porte sur une question qui fait l’objet d’une plainte en instance, par exemple qui est déjà visée par des procédures judiciaires, une plainte au titre des droits de la personne ou un processus comparable, l’examinateur indépendant peut, à sa discrétion exclusive et conformément à la loi, suspendre toute enquête jusqu’à ce que les résultats de l’autre processus soient connus.

Rapport annuel au Conseil

6. Le secrétariat du Conseil doit présenter chaque année au Conseil de santé un rapport faisant état de toutes les plaintes reçues à l’adresse conseildesanteottawa@ottawa.ca et de leur issue, y compris celles qui étaient hors compétence.
Si, une année donnée, aucune plainte n’est reçue, aucun rapport n’est présenté au Conseil.

Refus de mener une enquête

7. S’il estime que la plainte dont il est saisi n’a pas été présentée de bonne foi, qu’elle est futile ou vexatoire, ou que les motifs justifiant une enquête sont insuffisants ou inexistants, l’examinateur indépendant ne mène pas d’enquête ou met fin au processus d’enquête s’il est déjà en cours.

Résolution possible

8. Après réception et examen d’une plainte officielle, ou à tout moment pendant l’enquête, si l’examinateur croit qu’il est possible de résoudre la question sans enquête officielle et que le plaignant et le membre sont tous deux d’accord, ils pourront tenter de s’entendre sur une résolution non officielle.

Enquête

9. a) L’examinateur indépendant suivra les étapes suivantes :

Faire suivre la plainte et les pièces justificatives au membre dont la conduite est en cause, en lui demandant de réagir par écrit à l’allégation dans un délai de 10 jours ouvrables;
Faire suivre la réponse au plaignant en lui demandant d’y donner suite par écrit dans les 10 jours ouvrables.

b) S’il y a lieu, après avoir pris connaissance des documents reçus, discuter de la plainte avec quiconque, consulter et examiner tout autre document ou ressource électronique et visiter toute installation de santé publique ayant un lien avec la plainte aux fins de l’enquête et de l’éventuelle résolution.

c) Au besoin, présenter au Conseil de santé des rapports provisoires faisant état des éventuels entraves, obstacles, retards ou représailles constatés pendant l’enquête.

d) S’il n’a pas terminé son enquête avant le jour de la déclaration de candidature au titre d’une élection ordinaire, conformément à la Loi de 1996 sur les élections municipales, y mettre fin le jour même.

i. S’il est mis fin à une enquête conformément à l’alinéa 9 d), l’examinateur ne doit pas en lancer d’autre sur la même question sauf si, dans les six semaines suivant le jour du scrutin d’une élection ordinaire, le plaignant, ou le membre actuel ou ancien dont la conduite est en cause, demande par écrit de lancer l’enquête.

e) Le secrétariat du Conseil doit conserver tous les documents liés à la plainte et à l’enquête.

Aucune plainte avant une élection municipale

10. Nonobstant les autres dispositions du protocole, nulle plainte ne peut être adressée à l’examinateur indépendant du jour de la déclaration de candidature au jour du scrutin en quelque année d’élections ordinaires que ce soit, comme le prévoit la Loi de 1996 sur les élections municipales.

Rapport de recommandations

11.a) L’examinateur indépendant doit faire rapport au plaignant et au membre, généralement dans les 90 jours suivant la réception de la plainte et le début de l’enquête. Si l’enquête s’étend sur plus de 90 jours, l’examinateur doit leur adresser un rapport provisoire et indiquer la date à laquelle le rapport sera prêt.

b) Au terme d’une enquête, l’examinateur indépendant doit remettre au membre une copie de la version provisoire du rapport et lui laisser cinq jours ouvrables pour transmettre ses commentaires, s’il le désire.

c) Lorsque la plainte est accueillie, en totalité ou en partie, l’examinateur présente au Conseil de santé un rapport décrivant les résultats, les modalités de règlement et toute mesure corrective recommandée.

d) Le secrétariat du Conseil fait parvenir le rapport au plaignant et au membre concerné. Le membre a droit de réponse lorsque le rapport est soumis au Conseil.

e) Si la plainte n’est pas accueillie, l’examinateur indépendant n’a pas à faire rapport au Conseil de santé sur les résultats de l’enquête, sauf dans le cadre d’un rapport annuel.

Membre non responsable

12. Si l’examinateur indépendant conclut qu’il n’y a pas eu de violation du Code de conduite, qu’il y a eu violation mais que le membre avait pris toutes les mesures raisonnables pour l’éviter ou que la violation survenue est anodine ou a été commise par inadvertance ou en raison d’une erreur de jugement de bonne foi, celui-ci peut en faire mention dans son rapport et adresser les recommandations qui s’imposent d’après le Code de conduite ou toute autre politique ou loi.

Aucun rapport avant une élection municipale

13. Nonobstant toutes les autres dispositions du présent protocole, l’examinateur indépendant ne doit adresser aucun rapport au Conseil de santé ou à quiconque du jour de la déclaration de candidature au jour du scrutin en quelque année d’élections ordinaires que ce soit, comme le prévoit la Loi de 1996 sur les élections municipales.

Devoir du Conseil

14. Lorsqu’il reçoit un rapport, le Conseil de santé doit en prendre connaissance et y donner suite dans un délai raisonnable. Le membre visé par la plainte doit avoir un droit de réponse à la réunion où le rapport est étudié.

Divulgation publique

15. a) L’examinateur indépendant et toute personne sous son autorité doit préserver la confidentialité lorsqu’approprié et lorsque cela ne gêne pas une enquête, sauf lorsqu’une loi ou le présent protocole de plaintes en dispose autrement.

b) Le secrétariat du Conseil doit conserver tous les documents liés à la plainte et à l’enquête.

c) Lorsque l’examinateur indépendant présente son rapport au Conseil de santé, l’identité de la personne visée n’a pas à être préservée si l’examinateur a déterminé qu’il y a eu violation.

d) Tous les rapports présentés par un examinateur indépendant au Conseil de santé doivent être rendus publics par affichage dans son ordre du jour.