Politique sur les déplacements

Énoncé de politique

Pour stimuler leur apprentissage et leur perfectionnement, les membres du Conseil de santé sont encouragés à participer à des conférences, à des rencontres et à d’autres activités pouvant, de temps à autre, se dérouler en dehors de la région d’Ottawa. Le Conseil de santé d’Ottawa reconnaît que ces événements sont de bonnes occasions de réseauter et de faire progresser le travail de Santé publique Ottawa.

La présente politique vise à définir les paramètres à utiliser pour le remboursement des frais raisonnables engagés par les membres lors d’un déplacement approuvé à l’extérieur de la région dans le cadre des affaires de la Ville. Elle décrit aussi les règles de reddition de compte pour les membres du Conseil de santé après leur participation à de telles activités.

Lignes directrices

Une fois la participation d’un membre à une conférence, une rencontre ou une autre activité du genre approuvée par le Conseil, les frais d’inscription sont pris en charge par le Bureau du médecin chef en santé publique.

Le membre du Conseil peut prendre lui-même ses dispositions d’hébergement et de déplacement, selon les lignes directrices de la présente politique. Au retour de l’activité, tous les reçus originaux doivent être remis à la secrétaire du Conseil. Le remboursement des frais de déplacement et d’hébergement et les indemnités journalières seront accordés conformément aux lignes directrices sur les dépenses décrites aux présentes.

Lignes directrices sur les dépenses

Les membres du Conseil qui se déplacent doivent choisir le mode de transport le plus pratique et économique possible, eu égard au but et à l’urgence du déplacement. Les membres peuvent utiliser leur voiture personnelle, mais le montant du remboursement des frais de route ne peut excéder le coût d’un billet d’avion en classe économique.

Les dépenses admissibles comprennent :

• le transport, y compris les véhicules de location (le pourboire ne devant pas excéder 15 %) – seuls les membres disposant de reçus de véhicules de location tels que définis dans la présente politique sont admissibles à un remboursement;
• l’hébergement (hôtel, motel ou autre type d’hébergement payant défini dans la présente politique);
• les repas, à l’exclusion des boissons alcoolisées, conformément aux indemnités journalières;
• les dépenses accessoires, conformément aux indemnités journalières;
• les coûts d’opérations de change ou de chèques de voyage;
• les primes d’assurance-maladie pour déplacement à l’étranger (le cas échéant et au besoin);
• les appels téléphoniques pour des fins professionnelles.

Frais de route

Les frais de route pour déplacement professionnel autorisé sont remboursés conformément au barème prévu par la Ville d’Ottawa pour le personnel du groupe exclu ‒ Direction et professionnels (GEDP).

Indemnités journalières

Voici les tarifs journaliers établis d’après le barème actuel de la Ville d’Ottawa :

Si le transporteur (aérien ou ferroviaire) fournit un repas, ou si un repas est prévu à la conférence, à la rencontre ou à l’activité, l’indemnité de repas n’est pas offerte.

Si une personne qui doit participer à une activité s’y rend la veille ou en revient le matin suivant, l’indemnité journalière allouée pour chaque journée sera calculée en fonction des heures réelles de départ et d’arrivée.

Si un membre du Conseil prolonge son séjour pour des raisons personnelles (ex. part un jour ou deux avant ou revient un jour ou deux après l’activité), les frais de déplacement ou d’hébergement additionnels seront assumés par le membre du Conseil.

Opérations de change

Toutes les réclamations sont payées en devises canadiennes. Le coût d’achat de chèques de voyage et les frais de conversion monétaire sont des dépenses admissibles. Toutefois, l’employé doit justifier ces dépenses de reçus originaux et ne peut réclamer un montant total en dollars supérieur aux dépenses effectuées dans le pays étranger qui sont indiquées dans sa demande de remboursement.

Reddition de compte

Au retour d’une conférence, d’une rencontre ou d’une activité de moins de une journée, les membres du Conseil doivent faire un rapport verbal à la réunion du Conseil suivante.

Au retour d’une conférence, d’une rencontre ou d’une activité de plusieurs jours, les membres du Conseil devront présenter un rapport écrit à la réunion du Conseil suivante; ce rapport peut être rédigé sous forme de note d’information distribuée auparavant (IDA). Les personnes qui ont besoin d’aide pour la préparer peuvent faire appel à la secrétaire du Conseil de santé.

Définitions

Affaires de la Ville : Représentation de Santé publique Ottawa ou du Conseil de santé d’Ottawa lors d’un événement.

Classe économique : Classe ordinaire offerte pour un déplacement, y compris les places à prix réduit (sont exclues la première classe, VIA 1 et la classe affaires ou leur équivalent).

Hébergement : Logement commercial comme un hôtel, un motel, une résidence d’affaires ou un appartement.

Reçu : Document original précisant le nom du fournisseur, la date, la somme et la description des dépenses engagées par le membre du Conseil.

Véhicule de location : Dans le cadre de la présente politique, un taxi autorisé, un exploitant de transport privé autorisé ou une limousine autorisée.

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